Patnáct zpráv za jeden večer. A teď koho vybrat?
Inzerát je venku sotva několik hodin a telefon nepřestává vibrovat.
„Je byt ještě volný?“
„Můžeme přijít dnes?“
„Bereme ho.“
„Jsme slušný pár, nekuřáci.“
„Můžeme zaplatit kauci hned.“
Ještě včera jste řešili, jestli se vůbec někdo ozve. Dnes máte patnáct zájemců a úplně jiný problém:
Komu byt skutečně pronajmout?
Nejrychlejšímu? Nejsympatičtějšímu? Člověku s nejlepším zaměstnáním? Tomu, který nabídne kauci okamžitě?
Právě ve chvíli, kdy je zájemců hodně, je snadné začít rozhodovat chaoticky. Každému položit jiné otázky, u jednoho něco přehlédnout a u dalšího se nechat přesvědčit dobrým prvním dojmem.
Mnohem lepší je vytvořit si jednoduchý výběrový proces.
Ne proto, abyste hledali „dokonalého člověka“.
Ale proto, abyste všechny posuzovali podle stejných a pro pronájem skutečně důležitých informací.
1. Kritéria si stanovte dřív, než začnete vybírat
Nejhorší chvíle na vymýšlení pravidel je ve chvíli, kdy už před vámi stojí konkrétní člověk.
Sympatie totiž dokážou pravidla velmi rychle změnit.
Ještě před prohlídkami si proto napište několik skutečností, které jsou pro vás u nájmu opravdu podstatné.
Například:
- od kdy má být byt obsazený,
- kolik osob bude v bytě skutečně bydlet,
- kdo bude uvedený v nájemní smlouvě,
- zda zájemce dokáže dlouhodobě hradit sjednané nájemné,
- zda je schopný složit dohodnutou kauci,
- zda souhlasí s podmínkami nájemní smlouvy,
- zda údaje, které poskytl, odpovídají skutečnosti.
Naopak není dobré rozhodovat podle vlastností, které s tím, zda bude člověk řádně platit a užívat byt, přímo nesouvisejí.
Pokud je bydlení veřejně nabízeno, je navíc potřeba dát pozor na diskriminační kritéria. Ombudsman například uvádí, že příjmová situace, předchozí platební historie nebo přiměřený počet lidí v bytě mohou být pro výběr relevantní, zatímco znevýhodňování podle chráněných charakteristik může být diskriminační.
Jednoduché pravidlo?
Ptejte se na to, co skutečně souvisí s nájmem.
2. První kolo musí být rychlé
Pokud máte patnáct zájemců, nemá příliš smysl provádět s každým hodinový pohovor.
První kolo může být velmi jednoduché.
Všem zájemcům položte stejné základní otázky:
- Od kdy hledáte bydlení?
- Kolik lidí bude v bytě bydlet?
- Kdo bude nájemcem uvedeným ve smlouvě?
- Na jak dlouhou dobu bydlení hledáte?
- Je pro vás uvedená výše nájemného, služeb a kauce v pořádku?
Během několika minut můžete zjistit, že část zájemců vlastně nesplňuje základní podmínky.
Někdo potřebuje byt o dva měsíce později. Jiný až během prohlídky zjistí výši kauce. Další hledá byt pro čtyři osoby, přestože v první zprávě vystupoval jako jednotlivec.
A najednou možná nevybíráte z patnácti lidí.
Ale třeba ze šesti.
3. Nechtějte kompletní složku dokumentů od všech patnácti lidí
Více informací automaticky neznamená lepší rozhodnutí.
Nemusíte od každého člověka, který napíše na inzerát, okamžitě získávat kopii občanského průkazu, číslo účtu, adresu trvalého pobytu a několik dalších dokumentů.
Úřad pro ochranu osobních údajů v jednom z kontrolovaných případů u realitního zprostředkování upozornil právě na nadbytečné shromažďování osobních údajů. Mezi problematickými údaji byly například informace, které v dané fázi nebyly pro přípravu nájemní smlouvy vůbec potřeba, nebo kopie občanského průkazu bez dostatečně doloženého důvodu.
Praktičtější je proto výběr rozdělit.
První fáze: základní informace.
Druhá fáze: prohlídka a krátký seznam vážných zájemců.
Třetí fáze: podrobnější ověření několika finalistů.
Je to přehlednější pro vás a příjemnější i pro samotné zájemce.
4. Po prohlídce si vytvořte krátký seznam finalistů
Po prohlídkách už obvykle poznáte, kdo o byt skutečně stojí a komu podmínky vyhovují.
Řekněme, že z původních patnácti zájemců zůstali čtyři.
Teprve tady začíná část, kdy má větší smysl ověřovat podrobnější informace.
U všech finalistů postupujte stejně.
Můžete si vytvořit jednoduchou tabulku:
ZájemceTermín nastěhováníFinancování nájmuOvěření údajůLustracePoznámkaZájemce Avyhovujedoloženov pořádkuprovedenaZájemce Bvyhovujedoloženov pořádkuprovedenaZájemce Cpozdějidoloženov pořádkuprovedena
Nemusíte lidem rozdávat body za oblečení, způsob vystupování nebo „pocit z člověka“.
Tabulka má jediný účel:
Oddělit fakta od dojmu.
5. Sympatie jsou příjemné. Nejsou ale prověření
Prohlídka bytu je trochu zvláštní situace.
Zájemce chce byt. Vy chcete spolehlivého nájemníka. Obě strany se proto přirozeně snaží působit co nejlépe.
Člověk může být velmi sympatický, komunikativní a působit důvěryhodně.
To je samozřejmě pozitivní.
Jenže to samo o sobě nic neříká například o tom, zda informace, které vám poskytl, odpovídají skutečnosti.
Proto má smysl u finalistů ověřovat fakta.
Například:
- totožnost,
- platnost poskytnutých dokladů,
- případné exekuce,
- insolvenční řízení,
- podnikatelské vazby, pokud jsou relevantní,
- shodu poskytnutých údajů.
LustrujNájemníka.cz využívá pro prověření dostupné oficiální zdroje, například Centrální evidenci exekucí, insolvenční rejstřík, ARES, živnostenský rejstřík nebo databázi platnosti dokladů.
Důležité je udělat stejnou kontrolu u všech lidí, mezi kterými se skutečně rozhodujete.
Neprověřovat jednoho člověka důkladně a druhého vynechat jen proto, že „působil dobře“.
6. Jeden údaj nemusí rozhodnout celý výběr
Představte si dva zájemce.
První má velmi vysoký příjem, ale během komunikace se několikrát změnila informace o tom, kdo bude v bytě skutečně bydlet.
Druhý má běžný příjem, všechny informace ale poskytl jasně a při ověření odpovídají tomu, co uvedl.
Kdo je lepší?
Na takovou otázku nemusí existovat univerzální odpověď.
A právě proto je dobré nehledat jedno magické kritérium, podle kterého budete nájemníky rozdělovat na „dobré“ a „špatné“.
Stejně tak není rozumné automaticky předpokládat, že například OSVČ bude horším nájemníkem než zaměstnanec nebo že student musí být rizikovější než člověk pracující na plný úvazek.
Dívejte se na celkový obraz a ověřitelné skutečnosti.
7. Pozor na rozpory
Samotná odpověď někdy není tak důležitá jako její změna.
Při prvním kontaktu bude v bytě bydlet jedna osoba.
Na prohlídce už dvě.
Před podpisem smlouvy se objeví třetí.
Nebo zájemce nejprve uvede jedno zaměstnání a později jinou informaci.
Každý se samozřejmě může přeřeknout nebo něco špatně vysvětlit. Rozpor proto nemusí automaticky znamenat problém.
Je ale dobrým důvodem položit další otázku.
Výběr nájemníka není výslech.
Pokud si ale některé informace odporují, měli byste vědět proč.
8. Co když jsou poslední dva zájemci prakticky stejní?
Tohle je situace, na kterou pronajímatelé často zapomínají.
Oba zájemci prošli ověřením. Oba splňují vaše požadavky. Oba komunikují bez problémů. Oběma vyhovuje smlouva i cena.
Koho tedy vybrat?
Pomůže mít dopředu nastavené jednoduché neutrální pravidlo.
Může jít například o:
- lepší shodu s požadovaným termínem nastěhování,
- plánovanou délku nájmu, pokud je pro vás podstatná,
- pořadí, ve kterém zájemci dodali kompletní požadované podklady.
Důležité není ani tak to, jaké pomocné pravidlo zvolíte.
Důležité je, že ho nevymyslíte až ve chvíli, kdy před sebou máte jména dvou konkrétních lidí.
9. Nejčastější chyba? Každého posuzovat jinak
První zájemce vám ukáže potvrzení o příjmu.
U druhého vám stačí, že řekl, kde pracuje.
Třetího prolustrujete.
Čtvrtého ne, protože vám přišel sympatický.
Pátého se zeptáte na předchozí bydlení.
A u šestého vás to ani nenapadne.
Na konci máte spoustu informací, ale téměř žádné z nich se nedají porovnat.
Proto je mnohem jednodušší mít jeden proces pro všechny.
Například:
1. Základní otázky → 2. Prohlídka → 3. Shortlist → 4. Ověření údajů → 5. Lustrace → 6. Výběr → 7. Smlouva.
Nemusí to být komplikovanější.
10. Až potom oznamte definitivní rozhodnutí
„Byt je váš.“
Tuhle větu neposílejte příliš brzo.
Dokud nemáte ověřené informace a jasno v podmínkách smlouvy, mluvte raději o tom, že je zájemce ve finálním výběru.
A zároveň si nemusíte okamžitě zavřít dveře k ostatním vhodným kandidátům.
Pokud se s prvním vybraným zájemcem nakonec nedohodnete na smlouvě, můžete oslovit dalšího člověka v pořadí, místo abyste celý inzerát spouštěli znovu.
Jakmile je výběr dokončený, dejte ostatním vědět.
Jedna krátká zpráva typu „Děkujeme za zájem, majitel tentokrát vybral jiného zájemce“ je mnohem profesionálnější než přestat odpovídat.
A osobní údaje neúspěšných zájemců neuchovávejte automaticky navždy. I zde platí zásada, že byste měli zpracovávat jen údaje, které skutečně potřebujete, a pouze po nezbytnou dobu.
Jak může vypadat celý výběr v praxi?
Máte 15 zájemců.
Po základních otázkách jich zůstane 9.
Na prohlídku skutečně dorazí 7.
Čtyři mají o byt vážný zájem a splňují vaše základní podmínky.
Tyto čtyři prověříte stejným způsobem.
U jednoho zjistíte nesrovnalost, kterou se nepodaří rozumně vysvětlit.
Tři kandidáti splňují vaše požadavky.
Vyberete jednoho a další dva si krátce ponecháte jako náhradníky do chvíle, než je smlouva skutečně uzavřená.
Místo patnácti pocitů máte jeden přehledný proces.
Cílem není najít dokonalého člověka
Takový nájemník pravděpodobně neexistuje.
Cílem je najít člověka, u kterého máte před podpisem smlouvy dostatek relevantních a ověřitelných informací k vlastnímu rozhodnutí.
Proto neposuzujte lidi jen podle toho, kdo nejrychleji odpověděl na inzerát, kdo přijel v nejlepším autě nebo s kým jste si nejlépe popovídali během prohlídky.
Nastavte stejná pravidla. Ptejte se na stejné věci. A důležité informace ověřujte.
Na LustrujNájemníka.cz můžete zájemce před podpisem nájemní smlouvy prověřit v dostupných oficiálních zdrojích a během několika okamžiků získat přehledný výsledek. Prověření může zahrnovat například exekuce, insolvenční řízení, platnost dokladů nebo podnikatelské vazby.
Protože když máte patnáct zájemců o jeden byt, nepotřebujete patnáctkrát hádat.
Potřebujete jeden dobrý systém.